Apesar de oferecer uma tributação simplificada para micro e pequenas empresas, o Simples Nacional não elimina as obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas. Empresas enquadradas nesse regime precisam cumprir uma série de exigências mensais e anuais para manter a regularidade fiscal e evitar multas, autuações ou até o desenquadramento.
Embora o sistema unifique tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, especialistas alertam que muitos empresários ainda confundem simplificação com ausência de burocracia, o que pode gerar problemas com a Receita Federal do Brasil, estados e municípios.
O que é obrigatório para empresas do Simples Nacional?
Empresas optantes pelo Simples precisam cumprir obrigações principais e acessórias.
As obrigações principais envolvem o pagamento dos tributos devidos. Já as acessórias correspondem ao envio de declarações, emissão de documentos fiscais e manutenção de informações cadastrais atualizadas.
Entre as principais obrigações estão:
pagamento mensal do DAS;
apuração da receita bruta;
envio da DEFIS;
emissão de notas fiscais;
cumprimento de obrigações trabalhistas;
regularidade cadastral junto aos fiscos federal, estadual e municipal.
DAS: pagamento mensal é a principal obrigação
A principal obrigação das empresas enquadradas no Simples Nacional é o pagamento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
É por meio dessa guia única que a empresa recolhe tributos como:
IRPJ;
CSLL;
PIS;
Cofins;
CPP;
ICMS (quando aplicável);
ISS (quando aplicável).
O valor é calculado com base no faturamento da empresa e deve ser apurado mensalmente no sistema PGDAS-D.
Mesmo empresas sem movimentação precisam informar essa condição no sistema para evitar pendências.
PGDAS-D: faturamento precisa ser informado todo mês
Mensalmente, a empresa deve declarar sua receita bruta no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D).
Esse processo é indispensável para calcular corretamente o DAS.
Empresas inativas ou sem faturamento também precisam entregar a apuração zerada, já que a omissão pode gerar multas e restrições cadastrais.
DEFIS: declaração anual é obrigatória
Outra obrigação importante é a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).
A DEFIS é anual e reúne informações como:
faturamento;
lucro;
quantidade de empregados;
distribuição de lucros;
dados econômicos da empresa.
A declaração deve ser enviada mesmo que a empresa não tenha registrado movimentação no ano-calendário.
O atraso ou a omissão pode gerar penalidades e pendências fiscais.
Emissão de notas fiscais segue obrigatória
Empresas do Simples Nacional também precisam emitir notas fiscais conforme sua atividade.
Quem atua com comércio geralmente emite NF-e ou NFC-e. Já prestadores de serviço emitem NFS-e.
Em 2026, uma mudança importante afeta empresas prestadoras de serviços: a Receita Federal do Brasil determinou a obrigatoriedade da NFS-e de padrão nacional para optantes do Simples a partir de setembro.
A medida busca padronizar o processo em todo o país e reduzir inconsistências fiscais.
Obrigações trabalhistas continuam valendo
Estar no Simples Nacional não dispensa a empresa das obrigações trabalhistas.
Se houver funcionários contratados, a empresa deve cumprir normalmente regras ligadas a:
folha de pagamento;
FGTS;
INSS;
eSocial;
férias;
13º salário;
rescisões trabalhistas.
O descumprimento pode gerar passivos trabalhistas, autuações e ações judiciais.
Domicílio Tributário Eletrônico exige atenção
Desde 2026, pessoas jurídicas também precisam acompanhar regularmente o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).
Esse canal se tornou oficial para comunicações da Receita Federal com empresas inscritas no CNPJ.
Notificações, intimações e avisos fiscais podem ser enviados digitalmente, e perder prazos pode gerar consequências relevantes.
O que acontece se a empresa não cumprir as obrigações?
Empresas que deixam de cumprir suas obrigações podem enfrentar problemas como:
multas por atraso;
bloqueio de certidões negativas;
impedimento para emitir notas;
exclusão do Simples Nacional;
CNPJ inapto.
Além disso, a falta de regularidade dificulta acesso a crédito, financiamentos e participação em licitações.
Contabilidade é fundamental para evitar riscos
Apesar da proposta de simplificação, especialistas reforçam que o Simples Nacional exige acompanhamento técnico constante.
Mudanças na legislação tributária, novas regras fiscais e exigências acessórias tornam o apoio contábil essencial para manter a empresa em conformidade.
Para micro e pequenas empresas, a organização fiscal deixou de ser apenas uma obrigação legal e passou a ser uma estratégia de proteção financeira e crescimento sustentável.
Fonte: Contábeis